HƯỚNG DẪN THỦ TỤC THANH TOÁN

(Cập nhật và sửa đổi ngày 26.12.2011)

Thanh toán kinh phí là một bước quan trọng để Phòng KHTC, Vụ KHTC có thể xem một đề tài đã thực hiện xong. Hội đồng nghiệm thu đánh giá về chuyên môn đạt loại tốt, nhưng nếu không thanh toán kinh phí vẫn xem là chưa kết thúc đề tài.

• Thanh toán từng phần : áp dụng từ năm 2009, chủ nhiệm đề tài thực hiện thủ tục thanh toán số tiền nhận trong đợt trước và nhận kinh phí cấp đợt tiếp theo.

• Thanh toán một lần : trước khi nghiệm thu cần báo cáo số kinh phí đã chi theo các khoản, sau khi nghiệm thu sẽ thực hiện thanh toán kinh phí cho toàn bộ đề tài

Thủ tục thanh toán như sau :

1. Chủ nhiệm đề tài liệt kê các mục chi kinh phí (theo Thông tư 45 hoặc Thông tư 93 (cấp Bộ), Qui chế chi tiêu nội bộ (Cấp Trường)) sao cho số tiền thanh toán bằng hoặc lớn hơn số tiền được cấp theo mẫu số 2-KHTC.

2. Thực hiện liệt kê số lượng các chứng từ theo mẫu số 3-KHTC (nếu thấy cần thiết).

3. Nếu chi cho chủ nhiệm đề tài (xây dựng đề cương chi tiết, thù lao chủ nhiệm, viết báo cáo, viết chuyên đề, ...) thì chủ đề tài kí nhận theo mẫu số 9-KHTC.

4. Nếu chủ nhiệm đề tài chi cho cá nhân khác theo nhiệm vụ thì thực hiện hợp đồng (mẫu số 5-KHTC), nghiệm thu hợp đồng (mẫu số 6-KHTC) và biên nhận (mẫu số 9-KHTC).

5. Chi phí cho Hội đồng nghiệm thu cần lập danh sách, có thể chi cho khách mời với thù lao theo quy định (có thể dùng mẫu chi do Phòng KHCN&SĐH in sẵn).

6. Trong quá trình thực hiện đề tài có họp thành viên, giới thiệu xê-mi-na, ... có thể chi kinh phí theo danh sách mẫu của Hội thảo (mẫu số 4-KHTC).

7. Thực hiện photo, in ấn tài liệu có thể làm hợp đồng với cá nhân hoặc lấy hoá đơn tài chính theo qui định (trên 100.000 đ phải lấy hoá đơn VAT).

8. Tất cả hồ sơ cần được kiểm tra tại phòng KHCN&MT- TCKH (kí xác nhận), sau đó thanh toán tại Phòng KHTC.

Ghi chú : Trường hợp cần thiết có thể đến phòng KHCN&MT- TCKH để được tư vấn trực tiếp.

HƯỚNG DẪN THỦ TỤC NGHIỆM THU

(Cập nhật 26.12.2011)

Đề tài sau khi được tác giả hoàn thành công tác nghiên cứu, thủ tục nghiệm thu được tiến hành như sau :

1. Chủ nhiệm đề tài :
   • Chủ nhiệm đề tài thực hiện viết báo cáo tổng kết, báo cáo tóm tắt, đóng gói các sản phẩm, phụ lục liên quan (nếu có) theo hướng dẫn của Phụ lục 2 (HTM, DOC, PDF) - (Hướng dẫn viết báo cáo cấp Trường : DOC, PDF).
   • Nộp sản phẩm để đơn vị thẩm định hoặc nộp về Phòng KHCN&MT-TCKH. Số lượng bản in : Phòng KHCN&MT-TCKH (01), Thành viên Hội đồng (số lượng tương ứng số thành viên)
   • Báo cáo quyết toán kinh phí theo hướng dẫn của thủ tục thanh toán kinh phí.
   • Sửa chữa báo cáo và sản phẩm theo góp ý của Hội đồng nghiệm thu cấp Cơ sở, sau đó nộp lại sản phẩm giống như lần 1.

Nghiệm thu lần 1 (áp dụng cho đề tài cấp Bộ), nghiệm thu đề tài cấp Trường :

Nghiệm thu lần 2 (áp dụng cho đề tài cấp Bộ) :

2. Đơn vị chủ trì :

Xem xét sản phẩm hoàn chỉnh do chủ nhiệm đề tài báo cáo, đề nghị danh sách thành lập Hội đồng thích hợp. Nghiệm thu cấp Cơ sở (áp dụng cho cả đề tài cấp Bộ và cấp Trường), Hội đồng nghiệm thu gồm 05 thành viên, 01 chủ tịch, 01 Thư kí, 02 phản viện, 01 Uỷ viên ; trong đó ít nhất 01 thành viên ngoài đơn vị. (Mẫu DNNT-05)

Thành phần Hội đồng nghiệm thu cấp Bộ (nghiệm thu lần 2) áp dụng theo Điều 22 của Qui định số 24. Mẫu DTNT-07

3. Hội đồng Trường :

Trường căn cứ đề xuất của các đơn vị, xét đề nghị của Trưởng phòng KHCN&MT- TCKH để ra Quyết định nghiệm thu. Hoặc làm công văn gửi Bộ đề nghị nghiệm thu cấp Bộ đề tài KHCN cấp Bộ.

Hồ sơ đề nghị Bộ ra quyết định nghiệm thu gồm : Báo cáo tổng kết, báo cáo tóm tắt, phụ lục, sản phẩm, hồ sơ nghiệm thu lần 1 (Phiếu đánh giá, Biên bản đóng dấu, Nhận xét phản biện - có xác nhận, Quyết định nghiệm thu cấp Cơ sở)

4. Sau khi nghiệm thu :

Chủ nhiệm đề tài : sửa chữa lại báo cáo, sản phẩm theo góp ý của Hội đồng ; nộp lại sản phẩm đủ 03 bản với các file đính kèm ; Báo cáo quyết toán tài chính.

Phòng KHCN&MT- TCKH kiểm tra toàn bộ hồ sơ, xác nhận thanh toán kinh phí để cấp Giấy chứng nhận hoàn thành đề tài.

HƯỚNG DẪN THỦ TỤC THANH LÍ ĐỀ TÀI

(Cập nhật 26.12.2011)

Đề tài thuộc diện thanh lí : không thể tiếp tục thực hiện do nguyên nhân khách quan, không thể thực hiện do chủ nhiệm đề tài, do thời gian quá hạn, ...

Tất cả đề tài thuộc diện thanh lí cần thực hiện những thủ tục sau đây :

1. Chủ nhiệm đề tài :
   • Chủ nhiệm đề tài thực hiện báo cáo theo mẫu TLDT-01 (PDF).
   • Báo cáo sản phẩm liên quan đã thực hiện được (phải có minh chứng kèm theo, ví dụ : thu được số liệu điều tra bao nhiêu phiếu phải mang theo kiểm tra khi cần ; các vật mẫu trong phòng thí nghiệm có thể cũng sẽ kiểm tra tại vị trí đặt vật mẫu)
   • Báo cáo kinh phí thực hiện được theo tinh thần công văn 45 tương ứng với những sản phẩm thu được. Thủ tục và mẫu biểu thực hiện giống với thủ tục thanh toán kinh phí bình thường.
2. Đơn vị chủ trì :

Thực hiện việc họp Hội đồng Khoa học và Đào tạo tại đơn vị (hoặc nộp trực tiếp tại Phòng KHCN&MT- TCKH nếu đơn vị đó không có Hội đồng Khoa học và Đào tạo) theo mẫu TLDT-02 (PDF).

Nộp hồ sơ về Phòng KHCN&MT- TCKH gồm có : công văn của đơn vị đề nghị cho thanh lí (chung cho tất cả đề tài), 01 bản TLDT-01, 01 bản TLDT-02 cho mỗi đề tài.

3. Hội đồng Trường :

Trường căn cứ đề xuất của các đơn vị, tổng hợp hồ sơ và ra Quyết định thành lập Hội đồng thanh lí theo đợt.